Nos últimos anos, o tema de aumentar a eficiência dos departamentos jurídicos tem ganhado destaque no mundo corporativo. Empresas estão cada vez mais buscando maneiras de otimizar seus processos jurídicos, diminuir o tempo ocioso e a carga de trabalho dos advogados, além de eliminar tarefas repetitivas que consomem tempo e recursos. Neste artigo, vamos explorar estratégias práticas e eficazes para melhorar eficiência e produtividade do departamento jurídico, proporcionando um ambiente de trabalho mais eficiente e direcionado para resultados.
Uma metodologia que pode te ajudar é o Design Organizacional.
O Design Organizacional vai além da simples configuração estrutural ou operacional de uma organização. Para realizar o design organizacional de forma eficaz, é fundamental garantir o alinhamento com a missão da empresa. Afinal, isso implica direcionar todas as pessoas, fluxos, sistemas e operações para os objetivos do negócio. Como resultado isso melhora a comunicação, aumenta a produtividade, estimula a inovação e cria um ambiente de trabalho eficaz.
Vamos explorar como podemos aplicar o Design Organizacional no contexto jurídico, oferecendo soluções práticas que impulsionam a eficiência do departamento jurídico.
Como utilizar Design organizacional para aumentar a eficiência e produtividade do departamento jurídico
A Lex Design utiliza a metodologia de design thinking em seus projetos, focando na identificação dos pontos de dores e gargalos. Para alcançar esse objetivo, empregamos uma ferramenta chamada Blueprint. Agora que temos clareza sobre as dores e os desafios enfrentados, podemos começar a explorar diversas ideias e criar protótipos para testar e aprimorar nossas soluções. É nesse estágio que a criatividade floresce e encontramos caminhos inovadores para enfrentar os obstáculos identificados.
Projeto com a AGCO: Identificação das dores e desafios
Em um projeto realizado com a AGCO, identificamos algumas dores, tais como: os clientes não sabiam a quem recorrer nos diferentes departamentos e percebiam uma falta de comunicação entre as equipes. Além disso, constatamos que a equipe jurídica identificou que os clientes internos não tinham um entendimento completo das operações. Como resultado, isso levava a uma demanda excessiva por tarefas repetitivas. Essa falta de compreensão das operações por parte dos clientes internos causava um impacto negativo na eficiência do departamento jurídico. Isso resultava em um desperdício de tempo e recursos preciosos, afetando diretamente a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.
Com esses problemas em mente, iniciamos a etapa de ideação, gerando mais de 200 ideias.
Definição da Estratégia e Criação de Protótipos
Após concluirmos o processo de ideação, iniciamos a definição da estratégia a ser seguida e começamos a criar protótipos. No projeto realizado com a AGCO, escolhemos a ideia de redesenhar o modelo organizacional em Squads, estabelecendo uma clara definição de papéis e responsabilidades.
Para assegurar uma comunicação eficiente entre todas as partes envolvidas, estabelecemos reuniões periódicas no formato SCRUM, que incluem etapas de planejamento, revisão diária e avaliação. Como resultado, essas reuniões garantiram uma interação efetiva, permitindo ajustes rápidos e uma colaboração contínua para o sucesso do projeto.
Graças a essas transformações, conquistamos resultados expressivos. A sobrecarga de trabalho foi reduzida 11%, permitindo que os profissionais dediquem seu tempo e energia de forma mais eficiente. Além disso, alcançamos uma otimização de tempo de 6,3%, possibilitando que as tarefas sejam concluídas com maior agilidade. E também contamos com diminuição de 14% nas solicitações direcionadas às pessoas erradas, evitando retrabalhos e garantindo uma comunicação precisa e eficaz.
Além desses resultados, o projeto proporcionou uma série de descobertas e oportunidades de melhoria que estão sendo exploradas para maximizar os benefícios obtidos.
Uso de ferramentas para a eficiência do departamento jurídico
Além da parte organizacional, podemos contar com ferramentas que contribuem para a eficiência e produtividade do departamento jurídico.E um exemplo é a asklisa, que ajuda na gestão dos departamentos de forma inteligente. Por meio da centralização de consultas, gestão de conhecimento, automatização de tarefas repetitivas e distribuição automática de consultas para os advogados com menor demanda, a asklisa proporciona um ambiente de trabalho mais eficiente e direcionado para resultados. Por isso, com essa ferramenta, é possível otimizar processos, além de agilizar a tomada de decisões e aprimorar a comunicação interna, dessa forma contribui significativamente para o sucesso do departamento jurídico.
Quer um departamento jurídico eficiente? Então chame a Lex design!