Como aumentar a eficiência e produtividade do seu departamento jurídico?

Aumentar a eficiência de departamentos jurídicos é um tema que está cada vez mais em pauta nos últimos anos, mas você sabe como você consegue melhorar a produtividade, diminuir o tempo ocioso, a carga de trabalho dos advogados e tarefas repetidas?

 

Uma metodologia pode te ajudar, o  Design Organizacional.

A definição mais utilizada de Design organizacional é, a forma com que a organização está estruturada.

 

Embora essa definição pareça simples, é preciso ressaltar que não se trata apenas, tão somente de uma organização estrutural ou operacional. Para que o design organizacional seja feito de forma eficaz, é necessário um alinhamento com a missão da empresa, ou seja, todas as pessoas, fluxos, sistemas e operações devem ser direcionadas para os objetivos do negócio, melhorando a comunicação, produtividade, inovação e criando um ambiente de trabalho eficaz.

 

Como utilizar Design organizacional no direito?

A Lex Design realiza projetos, pautados na metodologia de design thinking, focada para identificar os pontos de dores, gargalos, e para fazer isso da melhor maneira possível utilizamos  uma ferramenta chamada Blueprint.

Uma vez que conseguimos entender quais as dores, começamos a fase de ideação e prototipação de uma solução.

Em um projeto feito com a AGCO, identificamos dores como:

Os clientes não sabiam quem procurar nos departamentos, e achavam que havia uma falta de comunicação entre os times.

E o time do jurídico sentem que os clientes internos não entendem a operação e acabam demandando tempo demais para tarefas repetitivas.

com esses problemas em mente, começa a etapa de ideação que levantou mais de 200 ideias.

 

Após a ideação, começamos a definir qual vai ser a linha a ser seguida, e começar a prototipação.

 

No projeto com a agco, a ideia escolhida foi o redesenho modelo organizacional em Squads com definição clara de papéis e responsabilidades.

Estipulamos reuniões pontuais no modelo SCRUM (Planning, Daily e Review)para garatir a boa comunicação entre as partes e com isso obtivemos um resultado quase imediato de:

 

 

Redução de 11% Sobrecarga de trabalho

6,3% Otimização de tempo

Redução de 14% Solicitações para pessoas erradas

Além desses resultados, o projeto ainda teve como um output uma série de descobertas e possibilidades de melhoria que estão sendo tratados como oportunidades para maximizar os resultados do projeto.

 

 

Além da parte organizacional existem  ainda ferramentas que podem auxiliar neste processo, como, por exemplo a asklisa, que ajuda na gestão dos departamentos de forma inteligente, com centralização de consultas, gestão de conhecimento do departamento, automatização de tarefas repetitivas e distribuição automatica de consultas para os advogados com menor demanda.

 

Quer um departamento jurídico eficiente?

 

Chama a Lex design!